Política interna de tratamiento de datos personales, datos sensibles, datos de niños, niñas y adolescentes y uso de sistema de videovigilancia
Liceo Materno Infantil Casita Mágica
En cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley
Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones concordantes sobre
protección de datos personales, y en armonía con el Reglamento Interno de Trabajo y los
demás instrumentos institucionales aplicables, el LICEO MATERNO INFANTIL CASITA
MÁGICA, identificado con NIT 66.903.605-1, adopta la presente Política de Tratamiento de
Datos Personales, Datos Sensibles, Datos de Niños, Niñas y Adolescentes y Uso de Sistemas
de Videovigilancia.
La presente política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso,
circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación y supresión de los datos
personales que sean tratados con ocasión de las actividades educativas, pedagógicas,
administrativas, laborales, contractuales, institucionales y de seguridad desarrolladas por el
LICEO MATERNO INFANTIL CASITA MÁGICA.
La política constituye igualmente un instrumento complementario del Reglamento Interno de Trabajo y deberá interpretarse de manera articulada con los contratos laborales, contratos de prestación de servicios educativos, documentos de matrícula, consentimientos informados, autorizaciones, Manual de Convivencia, Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, protocolos institucionales y demás documentos que regulen las
relaciones del Liceo con trabajadores, estudiantes, familias, contratistas y terceros.
Artículo 1. Responsable del tratamiento
Para efectos de la legislación
sobre protección de datos personales, actuará como responsable del tratamiento:
Responsable: GLORIA IVONNE MONTOYA VALENCIA, en calidad de titular del establecimiento de comercio LICEO MATERNO INFANTIL CASITA MÁGICA.
NIT: 66.903.605-1.
Domicilio: Jamundí, Valle del Cauca.
Dirección: Finca Palos Verdes (Loma de Piedra Callejón Zapatoca, Vía Potrerito Km 2).
Correo electrónico para protección de datos: recursos.humanos@casitamagica.edu.co.
Teléfono: 316 349 42 35
Artículo 2. Ámbito de aplicación
La presente política será aplicable a todas las bases de datos, sistema de circuito cerrado de televisión, archivos físicos o electrónicos, documentos, registros, imágenes, grabaciones, plataformas, aplicaciones, sistemas de información y demás repositorios que contengan datos personales cuyo tratamiento sea realizado por el LICEO MATERNO INFANTIL CASITA MÁGICA en calidad de responsable o encargado del tratamiento.
Artículo 3. Principios rectores
Todo tratamiento de datos personales
realizado por el LICEO MATERNO INFANTIL CASITA MÁGICA observará los principios
de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación
restringida, seguridad y confidencialidad establecidos por la legislación colombiana.
Cuando el tratamiento involucre información de niños, niñas y adolescentes, estos principios
serán interpretados de conformidad con el interés superior del menor, la prevalencia de sus
derechos y la protección integral que constitucional y legalmente les corresponde.
El tratamiento se limitará a la información adecuada, pertinente y razonablemente necesaria
para el cumplimiento de las finalidades legítimas previamente informadas. La existencia de
una relación educativa, laboral, contractual o administrativa no habilita al Liceo para utilizar
los datos personales para finalidades diferentes de aquellas autorizadas o legalmente permitidas.
Artículo 4. Categorías de datos personales tratados.
Dependiendo de la relación existente con el titular, el Liceo podrá tratar datos de identificación y contacto; nombres y apellidos; documentos de identidad; registros civiles; dirección; teléfono; correo electrónico; información de padres, representantes legales y acudientes; información académica y pedagógica; información derivada del proceso de matrícula; información
contractual; datos laborales; información de seguridad social; información económica relacionada con las obligaciones derivadas del servicio educativo; registros de ingreso y
salida; fotografías; imágenes; videos; audios; registros de videovigilancia; información suministrada para atención de emergencias y demás información necesaria para las
actividades legítimamente desarrolladas por la institución.
El Liceo podrá tratar datos sensibles únicamente cuando exista habilitación legal o
autorización válida y cuando sean necesarios para una finalidad legítima. Dentro de esta
categoría pueden encontrarse datos relacionados con salud, condiciones médicas relevantes,
alergias, restricciones alimentarias, discapacidad, información biométrica cuando
efectivamente sea recolectada y demás información que, por su naturaleza, pueda afectar la
intimidad del titular o generar discriminación.
La inclusión de una categoría de información dentro de esta política no significa que el Liceo
actualmente recolecte todos los datos allí mencionados. Solamente podrán recolectarse
aquellos que efectivamente resulten necesarios para las actividades institucionales y respecto
de los cuales exista fundamento jurídico para su tratamiento.
Artículo 5. Finalidades generales de tratamiento.
Los datos
personales podrán ser tratados para desarrollar el objeto y las actividades propias del
establecimiento educativo; ejecutar los procesos de admisión y matrícula; identificar a
estudiantes, padres, representantes legales y acudientes; gestionar la relación educativa;
desarrollar procesos pedagógicos y académicos; llevar registros institucionales; mantener
comunicación con las familias; atender solicitudes y requerimientos; gestionar novedades
académicas o administrativas; acreditar la prestación del servicio educativo; gestionar las
obligaciones económicas derivadas de los contratos celebrados; atender emergencias;
proteger la integridad de los estudiantes y demás miembros de la comunidad educativa;
cumplir obligaciones legales; atender requerimientos de autoridades competentes y conservar
la documentación que legal o institucionalmente deba permanecer archivada.
La información también podrá utilizarse para gestionar las relaciones laborales y
contractuales del Liceo, incluyendo selección y vinculación de personal, ejecución de
contratos de trabajo, afiliaciones y novedades ante el Sistema de Seguridad Social Integral,
nómina, seguridad y salud en el trabajo, formación, control de asistencia, cumplimiento de
obligaciones legales, gestión disciplinaria, prevención de riesgos, protección de bienes e
instalaciones y terminación y archivo de las relaciones laborales o contractuales.
Artículo 6. Tratamiento de datos de estudiantes.
La información
correspondiente a los estudiantes será tratada exclusivamente para finalidades compatibles
con la prestación del servicio educativo, su protección integral y el cumplimiento de las
obligaciones legales e institucionales del Liceo.
Podrán comprenderse, según resulte necesario, datos de identificación, información familiar,
información académica y pedagógica, asistencia, procesos de adaptación, seguimiento
educativo, información relacionada con convivencia escolar, datos necesarios para atención
de emergencias, información de salud legítimamente suministrada, registros audiovisuales
debidamente autorizados y demás información necesaria para la atención y acompañamiento
del estudiante.
El acceso a esta información estará limitado al personal que, por razón de sus funciones, deba
conocerla. Los trabajadores, docentes, directivos, contratistas o terceros autorizados que
accedan a ella deberán conservar estricta confidencialidad y abstenerse de reproducirla,
divulgarla, enviarla o utilizarla para finalidades diferentes de las institucionalmente
autorizadas.
Artículo 7. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adeolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes estará
sometido a una protección reforzada.
En toda actividad que involucre información personal de menores de edad, el Liceo
garantizará el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes y verificará que el
tratamiento responda y respete su interés superior.
Cuando de acuerdo con la legislación sea procedente el tratamiento de información de un
menor de edad que no tenga naturaleza pública, deberán observarse los requisitos especiales
establecidos por el ordenamiento jurídico, incluida la autorización de su representante legal
cuando corresponda y la consideración de la opinión del niño, niña o adolescente teniendo
en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
La información obtenida no podrá utilizarse para finalidades incompatibles con aquellas que
justificaron su recolección.
El Liceo promoverá entre trabajadores, familias y miembros de la comunidad educativa
prácticas responsables relacionadas con privacidad, protección de información personal,
fotografías, videos, redes sociales, mensajería instantánea y demás mecanismos tecnológicos
que puedan comprometer datos de los estudiantes.
Artículo 8. Datos sensibles.
El tratamiento de datos sensibles será excepcional y estará limitado a las situaciones autorizadas por la legislación.
Cuando se solicite autorización para tratar esta clase de información, se informará al titular
o a su representante acerca del carácter sensible de los datos y del carácter facultativo de suministrarlos, salvo que exista una obligación legal o que su tratamiento resulte necesario
bajo alguno de los supuestos legalmente establecidos.
En el contexto educativo podrán existir situaciones en las que resulte necesario conocer
información relacionada con la salud de un estudiante para atender adecuadamente sus
necesidades, prevenir riesgos o responder ante emergencias. Su acceso se restringirá al
personal que requiera conocerla para cumplir dichas finalidades.
En materia laboral, los datos relacionados con salud ocupacional y condiciones médicas serán tratados respetando las restricciones de acceso, reserva y confidencialidad previstas por el ordenamiento jurídico y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Artículo 9. Imágenes, fotografías, videos y audios.
La imagen, voz y
demás elementos que permitan identificar o hacer identificable a una persona constituyen
datos personales cuando cumplan las condiciones previstas por la legislación aplicable.
Las fotografías, videos y audios de estudiantes serán tratados con especial diligencia. Su
captación, almacenamiento, utilización o divulgación estará sujeta a las finalidades
previamente informadas y a las autorizaciones que legalmente correspondan.
El material obtenido para actividades académicas, pedagógicas, culturales, recreativas o institucionales no podrá ser utilizado automáticamente para publicidad, promoción institucional, redes sociales o difusión pública cuando esa utilización exceda la finalidad
inicialmente autorizada.
La publicación o difusión institucional de imágenes de estudiantes será amparada por una autorización adecuada a la finalidad correspondiente.
Los trabajadores se abstendrán de publicar, compartir, almacenar o circular fotografías, videos, audios o información de estudiantes a través de cuentas personales, redes sociales, dispositivos o aplicaciones no autorizadas cuando ello desconozca las políticas institucionales o el régimen de protección de datos personales.
PARÁGRAFO. Esta regulación guarda correspondencia con el RIT de Casita Mágica, que
ya establece deberes específicos respecto del manejo de información, imágenes y material relacionado con los estudiantes.
Artículo 10. Datos de padres, representantes legales, acudientes y responsables económicos.
Los datos personales de padres,
representantes legales, acudientes y responsables económicos podrán tratarse para gestionar el proceso de matrícula; acreditar representación o autorización respecto del estudiante;
mantener comunicación entre la institución y la familia; gestionar novedades; desarrollar
actividades educativas; atender emergencias; gestionar obligaciones contractuales y
económicas; expedir certificaciones; atender peticiones y reclamaciones y cumplir las demás
obligaciones derivadas de la relación educativa.
Cuando una persona suministre información de terceros deberá abstenerse de proporcionar
datos innecesarios y deberá contar con legitimación para su entrega cuando así lo exija el
ordenamiento jurídico.
Artículo 11. Datos de trabajadores, aspirantes, contratistas y practicantes.
Los datos personales de los trabajadores podrán utilizarse para
selección, contratación, administración de personal, ejecución de contratos, nómina,
afiliaciones y novedades de seguridad social, gestión de seguridad y salud en el trabajo,
capacitación, evaluación, control de asistencia, comunicaciones laborales, cumplimiento de
obligaciones legales, procesos disciplinarios y demás finalidades directamente vinculadas
con la relación laboral.
La información de aspirantes será utilizada para los correspondientes procesos de selección
y podrá conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para esa finalidad, salvo
autorización para tratamientos posteriores.
La información de contratistas, proveedores, practicantes y demás personas vinculadas podrá
tratarse para ejecutar y supervisar las correspondientes relaciones jurídicas, gestionar pagos,
controlar accesos, verificar cumplimiento de obligaciones y atender requerimientos legales o
administrativos.
Artículo 12. Derecho de los titulares.
Los titulares de la información
podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la
autorización cuando legalmente corresponda; ser informados sobre el uso dado a sus datos;
presentar consultas y reclamos; solicitar la supresión de información o revocatoria de la
autorización cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos personales y presentar quejas
ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez cumplidos los requisitos legales
correspondientes.
PARÁGRAFO. La supresión de información o revocatoria de una autorización no procederá
cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información o cuando
subsista otro fundamento jurídico válido para el tratamiento.
Artículo 13. Autorización para el tratamiento.
Cuando la autorización
resulte legalmente necesaria, deberá obtenerse de manera previa e informada mediante un
mecanismo que permita su posterior consulta.
Al solicitarla, el Liceo informará el tratamiento que realizará, las finalidades
correspondientes, los derechos del titular, la identificación y canales del responsable y el
carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños,
niñas y adolescentes.
Se conservará prueba de las autorizaciones obtenidas mediante documentos físicos,
electrónicos, formularios, contratos, consentimientos o cualquier otro mecanismo permitido
por la legislación.
Artículo 14. Deberes del responsable.
El Liceo garantizará a los titulares el
ejercicio efectivo de sus derechos; solicitará y conservará las autorizaciones cuando
correspondan; informará las finalidades del tratamiento; mantendrá la información bajo
condiciones razonables de seguridad; actualizará y rectificará los datos cuando resulte
procedente; tramitará consultas y reclamos; restringirá el acceso a la información; exigirá
confidencialidad a quienes intervengan en su tratamiento y adoptará medidas frente a
incidentes que puedan comprometer la seguridad de los datos.
Artículo 15. Uso de sistemas de videovigilancia.
El LICEO MATERNO
INFANTIL CASITA MÁGICA podrá utilizar sistemas de videovigilancia para proteger la
integridad y seguridad de estudiantes, trabajadores, familias, visitantes y demás personas que
ingresen a sus instalaciones; proteger bienes e infraestructura; controlar accesos; prevenir y
esclarecer incidentes de seguridad; verificar situaciones que puedan comprometer la
integridad de miembros de la comunidad educativa y atender requerimientos de autoridades
competentes.
Las cámaras deberán ubicarse únicamente en espacios compatibles con esas finalidades. No
podrán instalarse en baños, vestidores ni en espacios respecto de los cuales exista una
expectativa razonable de intimidad incompatible con la videovigilancia.
La institución deberá informar de manera visible sobre la existencia de cámaras y
proporcionar mecanismos que permitan conocer la identidad del responsable, las finalidades
del tratamiento y los canales para ejercer los derechos correspondientes.
La captación de imágenes de estudiantes mediante sistemas de videovigilancia deberá
manejarse bajo estándares reforzados de confidencialidad y acceso restringido.
Artículo 16. Acceso a las grabaciones.
El acceso a grabaciones estará
limitado a las personas expresamente autorizadas por la institución y únicamente podrá
realizarse cuando resulte necesario para alguna de las finalidades establecidas en esta política.
Las imágenes no podrán reproducirse, descargarse, fotografiarse, enviarse, publicarse o
entregarse a terceros sin autorización institucional y fundamento jurídico suficiente.
Cuando una autoridad judicial o administrativa competente solicite grabaciones, la
institución atenderá el requerimiento conforme al ordenamiento jurídico.
Cuando una grabación resulte necesaria para esclarecer una situación laboral o disciplinaria,
podrá ser utilizada respetando el debido proceso, el derecho de defensa y contradicción y las
disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo.
Artículo 17. Conservación de las grabaciones.
Las grabaciones serán conservadas únicamente durante el término razonable y necesario para cumplir las
finalidades que justifican su tratamiento y de acuerdo con la capacidad y configuración del sistema efectivamente utilizado por el Liceo.
PARÁGRAFO. Cuando una grabación se encuentre relacionada con un accidente, situación de convivencia, posible afectación de derechos de un estudiante, actuación laboral o disciplinaria, reclamación, proceso judicial o administrativo, requerimiento de autoridad o cualquier situación que razonablemente haga necesaria su preservación, podrá conservarse
durante el tiempo requerido para atender dicha finalidad.
Artículo 18. Seguridad y confidencialidad de la información.
Liceo adoptará medidas administrativas, humanas, físicas y tecnológicas razonables y acordes con la naturaleza de la información tratada para evitar adulteración, pérdida, consulta, utilización, acceso, circulación o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Los expedientes académicos, laborales y administrativos deberán mantenerse bajo mecanismos de acceso restringido.
Los documentos físicos que contengan información reservada deberán permanecer en espacios que razonablemente impidan el acceso de personas no autorizadas.
Los trabajadores deberán utilizar únicamente los canales y mecanismos institucionalmente
autorizados para transmitir información personal cuando la naturaleza del dato así lo requiera.
La utilización de dispositivos personales, aplicaciones de mensajería instantánea o correos
particulares para gestionar información de estudiantes deberá sujetarse a los protocolos
institucionales y a los principios de necesidad, seguridad y confidencialidad.
Ningún trabajador podrá conservar copias de información personal obtenida en ejercicio de sus funciones después de desaparecer la finalidad que justificó su acceso, salvo autorización institucional o deber legal.
Artículo 19. Gestión de incidentes de seguridad.
Cuando un trabajador advierta pérdida de documentos, envío equivocado de información, acceso no autorizado,
pérdida o hurto de dispositivos que contengan información institucional, divulgación de
fotografías o videos, acceso indebido a grabaciones, exposición de información médica o
académica, compromiso de credenciales, pérdida de archivos o cualquier situación que pueda
afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, deberá
informarlo inmediatamente a la Dirección Administrativa o al responsable institucional
designado.
La institución evaluará el incidente, adoptará las medidas necesarias para contenerlo,
determinará la información comprometida, preservará los soportes correspondientes y realizará las actuaciones legalmente exigibles ante los titulares o autoridades cuando haya
lugar.
Artículo 20. Transmisión y entrega de informacion a terceros.
El Liceo podrá comunicar o transmitir datos personales a terceros cuando ello sea necesario para cumplir las finalidades legítimas de la relación educativa, laboral, contractual o institucional y se observen los requisitos legales correspondientes.
Podrán existir tratamientos relacionados, entre otros, con proveedores tecnológicos, servicios
de almacenamiento, plataformas educativas, entidades del Sistema de Seguridad Social,
entidades financieras, asesores, prestadores de servicios, aseguradoras y autoridades
administrativas o judiciales, siempre que exista fundamento jurídico para ello.
La información de estudiantes no podrá entregarse indiscriminadamente a terceros por el solo
hecho de manifestar algún vínculo con el menor. La institución deberá verificar la
legitimación de quien solicita la información cuando las circunstancias así lo requieran.
Artículo 21. Procedimiento interno de consultas y reclamos.
Los titulares, sus causahabientes, representantes o personas legalmente legitimadas podrán
presentar consultas, solicitudes y reclamos relacionados con sus datos personales mediante
el correo electrónico recursos.humanos@casitamagica.edu.co, o en la dirección física Finca
Palos Verdes (Loma de Piedra Callejón Zapatoca, Vía Potrerito Km 2), de Jamundí, Valle del
Cauca.
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al solicitante y al titular,
describir el objeto de la petición y permitir al Liceo determinar la información respecto de la
cual se ejerce el derecho.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde
su recepción. Cuando no resulte posible resolverlas dentro de ese término, se informará al
interesado sobre la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Los reclamos deberán contener la identificación del titular, descripción de los hechos,
dirección o medio de contacto y los documentos que se pretendan hacer valer. Si resultan
incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que
subsane las deficiencias. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte
la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.
Una vez recibido un reclamo completo se incorporará, cuando corresponda, la leyenda
“reclamo en trámite” en la base de datos correspondiente. El reclamo será atendido dentro de
los quince (15) días hábiles siguientes. Cuando no resulte posible resolverlo dentro de dicho
término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial, de conformidad con el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 22. Matriz de riesgos de tratamiento de datos personales.
Riesgo | Desarrollo del riesgo | Implementación y abordaje institucional |
|---|---|---|
Acceso no autorizado | Cosulta de expedientes académicos por personas que no requieren conocer la información. | Restricción de acceso según funciones, custodia documental, control de usuarios y deber de
confidencialidad. |
Divulgación de información de estudiantes | Comunicación de datos académicos, familiares, médicos o personales a personas no legitimadas. | Verificación del solicitante, limitación de accesos y
capacitación del personal. |
Uso no autorizado de fotografías o videos | Captación, publicación o circulación de imágenes de
estudiantes para finalidades no autorizadas. | Autorizaciones diferenciadas, reglas institucionales de uso de imagen y prohibición de divulgación no autorizada. |
Uso inadecuado de WhatsApp o mensajería | Envío de datos, fotografías, documentos o información sensible a destinatarios equivocados o grupos inadecuados. | Protocolos de comunicación, verificación previa del destinatario y limitación de información compartida. |
Uso de dispositivos personales | Almacenamiento de fotografías, documentos o información institucional en teléfonos o computadores particulares. | Restricción según naturaleza de la información, eliminación cuando desaparezca la finalidad y reglas institucionales de seguridad. |
Pérdida de documentación | Extravío o destrucción de matrículas, autorizaciones, historias laborales, registros o
expedientes. | Custodia física y digital, organización documental y
respaldos cuando resulten aplicables. |
Divulgación de
datos de salud | Acceso innecesario a información
médica, alergias, condiciones
particulares o información de SST. | Acceso restringido a las personas
que requieran conocerla y deber
reforzado de confidencialidad. |
Uso indebido de videovigilancia | Consulta, reproducción, divulgación o utilización de
grabaciones para finalidades distintas de las autorizadas. | Acceso limitado, trazabilidad cuando sea técnicamente posible y prohibición de reproducción o entrega no autorizada. |
Envío erróneo de información | Remisión de informes, comunicaciones o documentos a padres, trabajadores o terceros
equivocados. | Verificación previa de destinatarios y utilización de
canales institucionales. |
Tratamiento sin autorización | Recolección o utilización de información sin autorización cuando esta resulte exigible. | Obtención y conservación de las autorizaciones y revisión de las finalidades. |
Conservación innecesaria | Mantenimiento de información cuando ha desaparecido la finalidad y no existe obligación de
conservarla. | Revisión periódica, criterios documentales y supresión segura cuando proceda. |
Alteración de información | Modificación no autorizada de registros académicos, laborales o administrativos. | Restricción de permisos, conservación de soportes y mecanismos de control según los sistemas utilizados. |
Fuga o exposición digital | Acceso externo, pérdida de credenciales, malware o
divulgación accidental. | Gestión de contraseñas, actualizaciones, respaldos y medidas de seguridad acordes con
la infraestructura disponible. |
Entrega indebida a terceros | Comunicación de información a proveedores, familiares o terceros sin legitimación suficiente. | Verificación del fundamento de la entrega y aplicación de compromisos de confidencialidad
cuando corresponda. |
Falta de capacitación | Desconocimiento del personal sobre las obligaciones especiales derivadas del manejo de datos de menores. | Inducción, capacitación periódica y divulgación de esta política y sus protocolos. |
Artículo 23. Formación y responsabilidad del personal.
Los trabajadores que por razón de sus funciones accedan a información de estudiantes, familias, compañeros de trabajo o terceros deberán recibir orientación sobre las obligaciones derivadas
del tratamiento de datos personales.
La institución prestará especial atención a la capacitación relacionada con imágenes de
menores, utilización de redes sociales, mensajería instantánea, información médica,
expedientes académicos, videovigilancia y utilización de dispositivos tecnológicos.
El incumplimiento de los deberes de confidencialidad, custodia o utilización adecuada de
información podrá dar lugar a las actuaciones correspondientes de conformidad con la ley, el
contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo, respetando en todo caso el debido
proceso.
Artículo 24. Conservación y supresión.
Los datos personales serán
conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su
tratamiento y durante los términos adicionales que resulten exigibles por obligaciones
legales, contractuales, administrativas, probatorias, contables, laborales, educativas o de
archivo.
Cumplida la finalidad y desaparecido cualquier deber jurídico de conservación, la información podrá ser eliminada, anonimizada o sometida al procedimiento institucional
correspondiente.
PARÁGRAFO. La terminación de la relación educativa, laboral o contractual no implica necesariamente la eliminación inmediata de toda la información cuando exista una obligación legítima de conservación.
Artículo 25. Integración con los instrumentos institucionales.
La presente política se integra con el Reglamento Interno de Trabajo, los contratos de trabajo, contratos de prestación de servicios, contratos de prestación de servicios educativos, documentos de matrícula, Manual de Convivencia, autorizaciones y
consentimientos informados, protocolos institucionales, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y demás documentos aplicables.
Las autorizaciones particulares podrán desarrollar finalidades específicas, pero deberán interpretarse de manera compatible con esta política y con la legislación sobre protección de
datos personales.
PARÁGRAFO. Ninguna autorización contractual podrá interpretarse como una renuncia general del titular a sus derechos de habeas data, intimidad o protección de información
personal.
Artículo 26. Actualización de la política.
El LICEO MATERNO INFANTIL CASITA MÁGICA podrá modificar esta política cuando existan cambios normativos, tecnológicos, organizacionales, educativos o institucionales que así lo requieran.
PARÁGRAFO. Cuando una modificación implique cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización, se adelantará el procedimiento correspondiente conforme a la legislación aplicable.
Artículo 27. Vigencia.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, Datos Sensibles, Datos de Niños, Niñas y Adolescentes y Uso de Sistemas de Videovigilancia
rige a partir del 4 de septiembre de 2026 y tendrá vigencia indefinida mientras se desarrollen las actividades de tratamiento que justifican su existencia, sin perjuicio de las actualizaciones que posteriormente resulten necesarias.